Book Review #2 - Spend Management and Budgeting

By Michelle Kovitch

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Text here..Part two. Okay. You knew it was coming. But before I get started, the first thing I want to do right out of the gates is wish you a happy New Year to you and your family. So good things to you for 2024.

My continuation of my thoughts on this legal ops KPI handbook. The first session was right before the break. Part one, you can find it on my LinkedIn feed. And this is going to be part two today, which has about eight different sections in it. It's a lot to unpack. So for today, we're just going to dive into the first two.

I'm super excited to talk to you about spend management and budget. Let's face it, no one ever said that. But that's why this book is so awesome. It's going to help you walk right through it.

So with respect to spend management, it covers both internal and external spend. They're showing you, by giving you formulas, how to find the number that you're looking for and figure out, are we trending up in spend, are we trending down? And then if the findings are not what you expected or what you predicted, they give you a space to just kind of go park and think about these things, contemplate these things to try to figure out how to make the corrective changes.

So let me give you an example. There was one in here that really spoke to me. Since it involved technology, it was internal legal spend as a percentage of the organization's revenue. So let's assume that you run the formula and you learn that you're trending up, and we really don't know why. So they say, start looking at these four areas. Now, I'm not going to spoil it for you, but one of the things that spoke to me was they said, are your operations running inefficiently as it pertains to relying on outdated processes or a lack of technology adoption? So they help you break that down and try to figure out how to take those corrective measures.

They also help you with identifying future targets for cost optimization. So here we go. Pink. Another color here on my color-coded tabs that I have. But then I found on page 37 right here, which was the beginning of many barcodes, which I got super curious about and scanned it, and it dropped me right into that version or that portion of the digital copy of the book.

I found myself referring back to part one, off and on, just to make sure I understood the definition that they set out in part one, which really helped me figure out if I was tracking, when they were talking about spend management and budgeting.

Then with respect to budgeting, they give you more formulas to help you determine if you're forecasting accurately how to allocate the budget across the different practice areas addressing predicted spend by the budget and the actual spend, the percentage of matters handled within budget versus not. They help you break it down in so many different areas like the top timekeepers, the matter type, the location, the practice area, etc.

Listen, if you want a copy of this book, I will work on getting you a copy. Just make a little comment in the feed and if you're going to Legalweek, let's work on together getting a signed copy. If you purchased a copy of this book since the first session that I spoke about it, let me know and let me know what you're thinking and what you're finding and then I will be back next week and we'll talk about in-house resources and performance management. So hope you guys find this helpful. Have a great day.

Segunda parte. Okay. Sabías que iba a pasar. Pero antes de empezar, lo primero que quiero hacer de inmediato de las puertas es desearle un feliz Año Nuevo a usted y a su familia. Así que te deseo lo mejor para 2024.

Continuación de mis reflexiones sobre este manual de KPI de operaciones jurídicas. La primera sesión fue justo antes del descanso. Parte uno, puedes encontrarla en mi feed de LinkedIn. Y esto es, va a ser la segunda parte hoy, que tiene unas ocho secciones diferentes. Hay mucho que desempaquetar. Así que por hoy, sólo vamos a sumergirnos en los dos primeros.

Estoy encantada de hablarles de la gestión de gastos y el presupuesto. Admitámoslo, nadie ha dicho nunca eso. Pero por eso este libro es tan increíble. Te ayudará a atravesarlo.

Por lo que respecta a la gestión de los gastos, abarca tanto los gastos internos como los externos. Te lo están enseñando, dándote fórmulas, cómo encontrar el número que estás buscando y averiguar si aumentan o disminuyen los gastos. Y si los resultados no son los esperados o previstos, te dan un espacio para aparcar y pensar en estas cosas, contemplar estas cosas para intentar averiguar cómo hacer los cambios correctivos.

Permítanme darles un ejemplo. Hubo uno aquí que realmente me habló. Ya que implicaba tecnología, era el gasto jurídico interno como porcentaje de los ingresos de la organización. Supongamos que ejecutas la fórmula y te enteras de que estás subiendo, y realmente no sabemos por qué. Así que dicen, empieza a mirar estas cuatro áreas. Ahora, no voy a estropear para usted, pero una de las cosas que me habló fue ¿funcionan sus operaciones de forma ineficaz en lo que se refiere a la confianza en procesos obsoletos o en la falta de adopción de tecnología? Así que te ayudan a desglosar eso e intentar para averiguar cómo tomar esas medidas correctivas.

También le ayudan a identificar futuros objetivos de optimización de costes. Así que aquí vamos. Rosa. Otro color aquí en mis pestañas codificadas por colores que tengo. Pero entonces encontré en la página 37 aquí, que fue el comienzo de muchos códigos de barras, que me dio mucha curiosidad y lo escaneé, y me dejó caer justo en esa versión o en esa parte de la copia digital del libro.

Tuve que consultar la primera parte una y otra vez para asegurarme de que había entendido la definición que expusieron en la primera parte, lo que realmente me ayudó a averiguar si Estaba haciendo un seguimiento, cuando hablaban de gestión de gastos y presupuestos.

Luego, con respecto al presupuesto, te dan más fórmulas para ayudarte a determinar si las previsiones son exactas cómo asignar el presupuesto entre las diferentes áreas de práctica que abordan el gasto previsto por el presupuesto y el gasto real, el porcentaje de asuntos tratados dentro del presupuesto frente a los que no lo están. Te ayudan a desglosarlo en muchas áreas diferentes, como los mejores cronometradores, el tipo de asunto, la ubicación, el área de práctica, etc.

Escucha, si quieres una copia de este libro, trabajaré para conseguirte una copia. Sólo tienes que hacer un pequeño comentario en el feed y si vas a Legalweek, trabajemos juntos para conseguir un ejemplar firmado. Si compró un ejemplar de este libro desde la primera sesión en la que hablé de ello, házmelo saber y hazme saber lo que estás lo que estás pensando y lo que estás encontrando y luego volveré la próxima semana y hablaremos sobre recursos internos y gestión del rendimiento. Así que espero que os resulte útil. Que tenga un buen día.