Anna Richards, the Director of Global Legal Operations at John Deere, shares her extensive experience in integrating data-driven strategies into legal operations. Explore how data transforms legal processes and learn new insights for efficiency and decision-making in the industry.
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I actually find that lawyers really do like data. Every department I've been in has been hungry for data, almost to the point of not knowing what to do with it. So we have these excessive dashboards. My challenge back to the attorneys is really what decision or action is this data driving and being a little bit ruthless about the pieces that we're pulling out and putting together. The transformation in the industry has been wild to watch. There's just such a rich source of places for us to pull data from, easy places to be around spend, e-billing, and contract work. Those are probably the most obvious places in legal. Also, the anecdotal work around satisfaction, how we're progressing as departments leveraging board management technologies, and then obviously the DEI efforts, which are really important and informative data.
Let's see. One of my favorite stories with data is making the case for a headcount in legal for every 20 salespeople hired. This was happening at a very fast growth company. We were getting overwhelmed with the volume of contract work that was happening, and we didn't have budget in legal to support the type of turn that was coming in the request. So, what I did was partner with my general counsel. She did benchmarking with her network. I looked internally at our contract cycle time in addition to working with our sales ops team on the forecasting efforts that they had. We put together a plan that showed, generally out in the market, what we're seeing is X amount of attorneys for X number of quota-carrying head for sales. We took this back to the worldwide head of sales. We didn't have budget minding or legal, decided to ask if he would be willing to cover costs for one attorney headcount for every 20 hired in order to support the work that was coming in for his team. And because of the return on investment that we were able to demonstrate through the data, we got that approved, and therefore we're able to keep pace with industry and to continue to hire because we were able to make the case with data and tell the story.
Yeah, we have had those. I think there is a breadth of things that you can pull and take from in terms of the type of data that you're reporting on. And to the earlier point I made, I think that having an action or decision driven by the data that you bring out is really crucial. Otherwise, you just end up with a bunch of disparate dashboards. So I've been in roles where we've been asked to send out from the art goodness of our hearts and trying to circulate data around, okay, for example, spend and sending this out to each practice area manager and all of the breakdowns sideways that you can think of. It takes a huge amount of effort to pull together manually. It's getting less so as people are becoming more expert in Power BI and those business intelligence tools as well as AI helping us. So maybe this will be something of the past soon. But you create these very, very data-heavy resources which just aren't getting used. And it becomes the newsletter of the data world. It goes into the bin and nobody does anything with it, which is a disappointment when it takes so much time and energy to build together.
Yeah, there's certainly no one path into legal operations, and that's one of the best things about this industry. We have folks from every stripe of life, every type of experience that come in. I think the common denominator is curiosity and really the drive to make decisions and empower folks with data, in fact. So as long as there's the interest, the aptitude will come and is something that you can work on. But I think making sure that you're talking to people, seeing how folks are doing things, and then becoming creative, that's really where things start getting fun. There's a foundational knowledge aspect, but as soon as you can start breaking the mold on that and not be limited by how you're seeing other folks do it. I think it's a fallacy to do benchmarking too closely in our industry. It's great to see who's doing what, but just because a big name company has a certain product or does things a certain way, it doesn't mean it's the best way. It just means that's how they're doing it. So take it with a grain of salt, be creative, flex, and let's see where we can go.
Find a mentor. Here we are at legal week, one of the most fascinating conferences of its kind anywhere in the world. And I can't tell you how exciting it is for me to continue to run into people who are continuing to progress in their legal operations careers or what have you. But there are so many people here that have been there, done that, understand it, that if you can get the younger generation thinking of going into legal ops to partner with any one or two of them, all the better. How do you do it? Join organizations such as CLOC, or some of the newer organizations that I know, for example, Connie Brenton is coming out with one, and others that are really providing opportunities for people that grow in this space. If you've got a propensity for working on a team to manage a business, because that's what the law department is all about - It is one of the most exciting areas to be in.
Anna Richards is John Deere’s Director of Global Legal Operations. In this role, she leads the Legal Operations team in its efforts to help transform the Global Law Services Group into a fully modern, tech enabled, data-driven function.
Anna has over 15 years of experience in legal operations. She has focused her career in corporate legal departments across technology and manufacturing sectors. She holds a bachelor’s degree from Vassar College and is a certified Project Management Professional.
Anna is primarily based out of her home in the Bay Area, CA. When not at work, she enjoys adventuring (locally and abroad), all things outdoors and checking out the local food and wine scene.
La verdad es que a los abogados les gustan mucho los datos. Todos los departamentos en los que he estado han sido hambrientos de datos, casi hasta el punto de no saber qué hacer con ellos. Así que tenemos estos cuadros de mando excesivos. Mi reto a los abogados es realmente qué decisión o acción están impulsando estos datos y ser un poco despiadados con las piezas que sacamos y juntamos. La transformación del sector ha sido increíble. Hay una gran cantidad de lugares de los que podemos extraer datos. Los lugares más fáciles están en torno a los gastos, la facturación electrónica y el trabajo por contrato. Esos son probablemente los lugares legales más obvios. También el trabajo anecdótico en torno a la satisfacción, cómo progresamos como departamentos aprovechando las tecnologías de board management, y luego, obviamente, los esfuerzos de DEI, que son datos realmente importantes e informativos.
Veamos. Una de mis historias favoritas con datos es que se contrate a un jurista por cada 20 vendedores. Esto ocurría en una empresa de crecimiento muy rápido. Nos estábamos agobiando con el volumen de trabajo contractual que se estaba produciendo, y no teníamos presupuesto y legal para apoyar el tipo de giro que venía en la solicitud. Así que lo que hice fue asociarme con mi abogado general. Hizo una evaluación comparativa con su red. Analicé internamente la duración del ciclo de nuestros contratos, además de trabajar con nuestro departamento de ventas, equipo de operaciones en los esfuerzos de previsión que tenían. Elaboramos un plan que demostró, en general en el mercado, lo que estamos viendo es X cantidad de abogados para X número de cabezas de cuota para ventas. Se lo comunicamos al jefe de ventas mundial. No teníamos presupuesto ni legal, decidió preguntarle si estaría dispuesto a sufragar los gastos de un recuento de abogados por cada 20 contratados con el fin de apoyar el trabajo que llegaba a su equipo. Y por el retorno de la inversión que pudimos demostrar con los datos, conseguimos que se aprobara, y por eso podemos seguir el ritmo de la industria y seguir contratando porque fuimos capaces de argumentar con datos y contar la historia.
Sí, los hemos tenido. Creo que hay una gran variedad de cosas de las que se puede tirar en función del tipo de datos sobre los que se informa. Y en cuanto a lo que dije antes, creo que tener una acción o decisión impulsado por los datos que aportas es realmente crucial. De lo contrario, acabará teniendo un montón de cuadros de mando dispares. Así que he estado en papeles en los que hemos sido pedidos que enviáramos desde la bondad del arte de nuestros corazones y tratando de hacer circular datos alrededor, vale, por ejemplo, gastar y enviar esto a cada director de área de prácticas y todas las averías laterales que se te ocurran. Se necesita un gran esfuerzo para elaborarlo manualmente. Cada vez lo es menos a medida que la gente se vuelve más experta en Power BI y esas herramientas de inteligencia empresarial, así como la ayuda de la IA. Así que tal vez esto sea pronto algo del pasado. Pero creas unos recursos con muchos datos que no se utilizan. Y se convierte en el boletín del mundo de los datos. Va a la papelera y nadie hace nada con ella, lo que es una decepción cuando se necesita tanto tiempo y energía para construir juntos.
Sí, ciertamente no hay un camino en operaciones legales, y eso es una de las mejores cosas de esta industria. Viene gente de todas las clases sociales y con todo tipo de experiencia. Creo que el denominador común es la curiosidad y, en realidad, el impulso de hacer decisiones y empoderar a la gente con datos, de hecho. Así que mientras haya interés, la aptitud llegará y es algo en lo que se puede trabajar. Pero creo que asegurarse de que hablar con la gente, ver cómo hace las cosas la gente, y luego ser creativo, ahí es donde las cosas empiezan a ponerse divertidas. Hay un aspecto de conocimientos básicos, pero en cuanto puedes empezar a romper el molde en eso y no estar limitado por cómo estás viendo a otras personas hacerlo. Creo que es una falacia hacer una evaluación comparativa demasiado estricta en nuestro sector. Es estupendo ver quién hace qué, pero sólo porque una empresa de renombre haya un determinado producto o hace las cosas de una determinada manera, no significa que sea la mejor. Sólo significa que así es como lo están haciendo. Así que tómatelo con humor, sé creativo, flexiona y veamos adónde podemos llegar.
Así que creo que el mayor impacto puede desempeñar en toda la organización es ser realmente esos asesores de confianza. El equipo legal está ahí por una razón, ¿verdad? Creo que la forma en que estoy viendo muchos equipos, la distribución en toda la organización está muy arraigada en la empresa. Tomando lo que están viendo, ambos porque están en el frente de las regulaciones, este nuevo espacio de privacidad, que legal no tiene a menudo una cosa nueva. Para nosotros es muy emocionante trabajar en ello. Llevar nuestra experiencia a la empresa y ser esos asesores de confianza. Creo que ese va a ser el factor diferenciador clave. La tecnología va a seguir avanzando y mejorando. Vamos a poder hacer más, más rápido. Pero ser capaz de contar la historia y ser un asesor de confianza y comprender su negocio y añadir esa capa de pensamiento crítico previa tanto como puedas, es realmente donde viene el impacto.
Anna Richards es la Directora de Operaciones Legales Globales en John Deere. En este rol, lidera el equipo de Operaciones Legales en sus esfuerzos por transformar el Grupo de Servicios Legales Globales en una función completamente moderna, habilitada por tecnología y guiada por datos.
Anna cuenta con más de 15 años de experiencia en operaciones legales. Ha enfocado su carrera en departamentos legales corporativos en los sectores de tecnología y manufactura. Posee un título de licenciatura de Vassar College y es una Profesional Certificada en Gestión de Proyectos.
Anna tiene su residencia principal en el Área de la Bahía, CA. Cuando no está trabajando, disfruta de aventuras (tanto locales como internacionales), de todo lo relacionado con el aire libre y de explorar la escena local de alimentos y vinos.
Na verdade, acho que os advogados realmente gostam de dados. Todos os departamentos em que estive foram famintos por dados, quase a ponto de não saberem o que fazer com eles. Portanto, temos esses painéis excessivos. Meu desafio para os advogados é realmente qual decisão ou ação esses dados estão conduzindo e sendo um pouco implacável com as peças que estamos retirando e juntando. A transformação no setor tem sido incrível de se ver. Há uma fonte tão rica de lugares de onde podemos extrair dados. Lugares fáceis para gastos, faturamento eletrônico e trabalho contratado. Esses são provavelmente os locais mais óbvios do ponto de vista legal. Também o trabalho anedótico sobre satisfação, como estamos progredindo como departamentos que utilizam tecnologias de gerenciamento de placas e, obviamente, o DEI que são dados realmente importantes e informativos.
Vejamos. Uma de minhas histórias favoritas com dados é defendendo a necessidade de um número de funcionários no setor jurídico para cada 20 vendedores contratados. Isso estava acontecendo em uma empresa de crescimento muito rápido. Estávamos ficando sobrecarregados com o volume de trabalho de contrato que estava acontecendo, e não tínhamos orçamento e legal para dar suporte ao tipo de mudança que estava chegando na solicitação. Então, fiz uma parceria com meu consultor jurídico geral. Ela fez um benchmarking com sua rede. Analisei internamente nosso tempo de ciclo de contrato, além de trabalhar com nossa equipe de operações de vendas sobre os esforços de previsão que eles tinham. Elaboramos um plano que foi demonstrado, em geral, no mercado, o que estamos vendo é uma quantidade X de advogados para um número X de funcionários com cotas para vendas. Levamos isso para o diretor mundial de vendas. Não tínhamos controle orçamentário ou jurídico, decidiu perguntar se ele estaria disposto a cobrir os custos de uma contagem de advogados para cada 20 contratados, a fim de dar suporte ao trabalho que estava chegando para sua equipe. E por causa do retorno sobre o investimento que conseguimos demonstrar por meio dos dados, conseguimos a aprovação, e, portanto, somos capazes de acompanhar o ritmo do setor e continuar a contratar porque fomos capazes de apresentar o caso com dados e contar a história.
Sim, já tivemos isso. Acho que há uma grande variedade de coisas que você pode fazer e tirar proveito em termos do tipo de dados que você está relatando. E, com relação ao ponto anterior que mencionei, acho que ter uma ação ou decisão orientado pelos dados que você apresenta é realmente crucial. Caso contrário, você acabará com um monte de painéis diferentes. Portanto, já estive em funções em que estivemos que pedimos para enviar com a bondade artística de nossos corações e tentando circular dados por exemplo, gastar e enviar isso para cada gerente da área de prática e todas as falhas laterais que você possa imaginar. É necessário um grande esforço para fazer isso manualmente. Isso está diminuindo à medida que as pessoas estão se tornando mais experientes no Power BI e essas ferramentas de inteligência de negócios, bem como a IA que nos ajuda. Portanto, talvez isso seja algo do passado em breve. Mas você cria esses recursos muito, muito pesados de dados que simplesmente não estão sendo usados. E ele se torna o boletim informativo do mundo dos dados. Ele vai para a lixeira e ninguém faz nada com ele, o que é uma decepção quando se leva tanto tempo e energia para construir.
Sim, certamente não há um caminho único em operações jurídicas, e esse é um dos melhores aspectos desse setor. Temos pessoas de todos os tipos de vida, de todos os tipos de experiência. Acho que o denominador comum é a curiosidade e a vontade de fazer decisões e capacitar as pessoas com dados, de fato. Portanto, desde que haja interesse, a aptidão virá e é algo em que você pode trabalhar. Mas acho que ter certeza de que você está conversando com as pessoas, vendo como as pessoas estão fazendo as coisas, e depois se tornar criativo, é aí que as coisas realmente começam a ficar divertidas. Há um aspecto de conhecimento básico, mas assim que você pode começar a quebrar o molde disso e não se limitar à forma como você está vendo outras pessoas fazerem isso. Acho que é uma falácia fazer benchmarking muito próximo em nosso setor. É ótimo ver quem está fazendo o quê, mas só porque uma empresa de grande nome tem um determinado produto ou faz as coisas de uma determinada maneira, isso não significa que seja a melhor maneira. Isso significa apenas que é assim que eles estão fazendo. Portanto, considere isso com um grão de sal, seja criativo, flexível e vamos ver até onde podemos chegar.
Qual é o impacto ou papel mais significativo do departamento jurídico dentro de uma organização? Por isso, acho que o maior impacto que pode desempenhar em toda a organização é realmente ser esses consultores confiáveis. A equipe jurídica está lá por um motivo, certo? Acho que a maneira como estou vendo muitas equipes distribuir em toda a organização está se tornando algo muito incorporado aos negócios. Pegando o que eles estão vendo, ambos porque estão na frente dos regulamentos, esse novo espaço de privacidade, que, do ponto de vista jurídico, não costuma ter nada de novo. Portanto, é muito empolgante para nós estarmos trabalhando nisso. Leve nossa experiência de volta para a empresa e seja um consultor de confiança. Acho que esse será o principal diferencial. A tecnologia continuará avançando e melhorando. Teremos a capacidade de fazer mais e mais rápido. Mas ser capaz de contar a história e ser um consultor de confiança e entender seu negócio e adicionar essa camada de pensamento crítico a montante o máximo que você puder, é aí que o impacto realmente acontece.
Anna Richards é Diretora de Operações Jurídicas Globais da John Deere. Neste cargo, ela lidera a equipe de Operações Jurídicas em seus esforços para transformar o Grupo de Serviços Jurídicos Globais em uma função totalmente moderna, habilitada por tecnologia e orientada por dados.
Anna possui mais de 15 anos de experiência em operações jurídicas. Ela concentrou sua carreira em departamentos jurídicos corporativos nos setores de tecnologia e manufatura. Ela é formada pela Vassar College e é uma profissional certificada em Gerenciamento de Projetos.
Anna vive principalmente em sua casa na área da Baía, CA. Quando não está trabalhando, ela gosta de se aventurar (localmente e no exterior), de todas as atividades ao ar livre e de explorar a cena local de comida e vinhos.
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