The Role of Strategy and Data in Legal Operations in Mexico

Patricia Villa Berger, Special Advisor at Kerma Partners, joins the conversation to discuss the evolution of Legal Operations in Mexico and the challenges legal departments face in adopting new strategies. She shares her perspective on how legal teams can integrate data, technology, and business alignment into their workflows. The discussion highlights the importance of building a strong foundation before implementing tools, the cultural nuances of Legal Ops in Mexico, and the shifting role of legal professionals in an increasingly complex business environment.

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How has the legal market changed since your time in law school? What differences do you see in the students today? (00:02:02)

Well, I mean, law school is very different now than when I studied first. And so I can see it is very exciting because there a relatively new topics and subjects that are offered to students that in my time did not exist. And so I think that also responds to this trend in all sectors of social interaction, of having more complexity, more technological development.

Businesses are conducted faster. Economies are more integrated. And I think you can see that in the curriculum that's offered to students. However, I think, particularly in Mexico, we still have some gaps when it comes to topics like this that have to do with technology and business alignment between lawyers and clients. 

What are the biggest challenges for legal departments adopting Legal Operations? (00:03:06)

I think there's challenges in some key areas. One of them is understanding that legal operations has developed as a discipline of its own. And I think we are still in a point here in which we still have to make awareness that that is the case. And then the other thing is that because lawyers are not used to measuring themselves and to work with data, then they have a harder case to make this storytelling and ask for money and say, We need this tool, we need another role, we need this external consulting service to manage to do this and that. And so I guess one other thing that may be slightly different from legal departments in the US than Mexico is also the size of the legal departments. So I guess it's a general trend that legal departments are overburdened, and one may say even understaffed.

But I think here, legal departments are smaller. So I think this overburdening is probably more evident. So it takes a lot for a general counsel because they have to be thinking about many things. They have to be thinking about compliance, litigation, handling external counseling, and then see what the C-suites wants to do with X or Y strategies of the business. And then on top of that, start thinking about these things that have to do with processes and technology. 
 

What the best way to introduce Legal Operations-by establishing it first or by making attorneys tech-savvy? (00:05:30)

So I think you have at some I'm not going to do both, but for the general counsel to actually want these roles, they have to know what these roles bring to the table. What's the value that a legal ops person can bring as a specialist, which is a specialty in itself, really? And I guess, they have to know enough in order to know that they won't be able to handle this alone, that they will need help from people who are experts in data visualization, that they know a bit more about how to process data, that know about more user experience and to get all these financial insights, even for doing budget management. I guess I think this is a journey for a lot of people in which you have to make yourself comfortable with being uncomfortable. And that means getting out of your comfort zone and taking some risks, but I certainly think it pays off. Yeah. And I think most of them do a very good job of keeping things working. And I guess it's easy to think that that's the state of things forever. So they managed to do the work that the company hired them to do. But without that mental space, it's very difficult to imagine that they're can be a new, better normal for them.
 

Can best practices in Legal Ops be applied everywhere, do they need to be adapted to each culture, like in Mexico? (00:07:12)

I think there are some cultural nuances, but I would say that the basics are there. In the end, I think in those big areas, we have more in common than we think about. We still belong to the Western tradition of law. We belong to the same commercial block. We share a border, so we share a lot of industries as well. We've been trade partners for so long, the US and Mexico. So I And it's generally speaking, there's basic things, whether you're a law firm and you want to know if your matters are profitable, that is something that has nothing to do with culture. There may be some others on how, for instance, you will design a career plan. Maybe you have to take into account some cultural nuances. But then the other thing, outside counsel spend, that's something that I think every legal department would like to keep more in check and to be more predictable regardless of the jurisdiction. I don't know if you have a similar data point. I have this at a level of, let's just say, hearsay evidence, but I was speaking to a general counsel recently, and I think he told me that probably over 60%, but even sometimes even 80% of budgets of legal departments are spent on outside counsel.

So I mean, I don't know if that would be more or less the same number. 
 

Will cost-cutting become a key priority for legal departments here? (00:09:04)

The conversations I've had, I think, are more focused on being more effective for the business and being more aligned and better perceived and valued rather than immediately having to cut costs. That, obviously, I think it's a concern in most organizations, whether public or private sector. But I've had to do more with how can we make everyone know the value that we have for the business. I guess one of the interesting things about being a good lawyer in a corporate department is that you have to avoid bad things from happening. So proving your value through the counterfactual is a bit challenging. So I guess that's part of the story storytelling and the business alignment that lawyers have to manage to hone in, which I think comes back also to how we train law students. I think there's obviously a very good amount of courses that have to be very technical from the legal perspective and very doctrinal because first and foremost, you want a good lawyer.

But to be a great lawyer in even a law firm or business, business sector, you have to do a bit more than that. You have to have the soft skills. You have to know, have some basic understanding about the business that you're working in, now understand more about technology and the management of people, and There's all these areas of law, data-driven decision-making, things that are outside of the core of law that I hope will get introduced into the legal curriculum because then the learning curve wouldn't be as painful as I think it is right now for most lawyers.

What advice do you have for law students in Latin America? (00:11:16)

What I would say to law students in Latin America is that they should be aware in order to be the best lawyers they can be. In addition to legal topics, they must be very aware of the importance of multidisciplinary effort in order to properly resolve matters. It is essential to learn soft skills and business skills in order to stand out in the practice of the profession.

¿Cómo ha cambiado el mercado legal desde que estudió en la facultad de derecho? ¿Qué diferencias ve en los estudiantes de hoy? (00:02:02)

Bueno, la facultad de derecho es muy diferente ahora comparada con cuando yo estudié. Y creo que es muy emocionante porque hay temas y materias relativamente nuevas que se ofrecen a los estudiantes y que en mi época no existían. Creo que esto también responde a una tendencia en todos los sectores de la sociedad, donde hay más complejidad y un mayor desarrollo tecnológico.

Los negocios se llevan a cabo más rápido, las economías están más integradas, y creo que eso se refleja en el plan de estudios que se ofrece a los estudiantes. Sin embargo, particularmente en México, todavía hay algunas brechas en temas como la tecnología y la alineación entre los abogados y el negocio de sus clientes.

 

¿Cuáles son los mayores desafíos para los departamentos legales al adoptar Legal Operations? (00:03:06)

Creo que hay desafíos en algunas áreas clave. Uno de ellos es entender que Legal Operations se ha desarrollado como una disciplina en sí misma. Y creo que todavía estamos en un punto en el que necesitamos generar conciencia sobre esto. Otro desafío es que los abogados no están acostumbrados a medirse a sí mismos ni a trabajar con datos, lo que hace más difícil construir una narrativa, justificar presupuestos y decir: necesitamos esta herramienta, necesitamos este nuevo rol, necesitamos este servicio de consultoría externa para gestionar esto o aquello.

Otro aspecto que puede ser un poco diferente entre los departamentos legales en Estados Unidos y en México es el tamaño de los equipos legales. En general, los departamentos legales tienden a estar sobrecargados de trabajo, y algunos podrían decir que incluso carecen de suficiente personal.

Pero aquí en México, los departamentos legales suelen ser más pequeños, por lo que esta sobrecarga de trabajo es probablemente más evidente. Un general counsel tiene que ocuparse de muchas cosas: cumplimiento normativo, litigios, la gestión de asesoría externa y, además, entender lo que la alta dirección quiere hacer con ciertas estrategias del negocio. Y encima de todo eso, también tiene que empezar a pensar en procesos y tecnología.

¿Cuál es la mejor manera de introducir Legal Operations: estableciéndolo primero o haciendo que los abogados sean expertos en tecnología?  (00:05:30)

Creo que, en cierta medida, no se trata de hacer ambas cosas a la vez, pero para que un general counsel realmente quiera estos roles, primero tiene que entender el valor que aportan. Un especialista en Legal Ops es, en sí mismo, un especialista en un área muy específica.  Tienen que saber lo suficiente como para darse cuenta de que no pueden manejarlo todo solos, que van a necesitar apoyo de personas con experiencia en visualización de datos, que sepan procesar información, que entiendan sobre experiencia de usuario y que puedan extraer insights financieros, incluso para la gestión del presupuesto.  Creo que este es un camino en el que muchas personas tienen que aprender a sentirse cómodas con lo incómodo. Salir de la zona de confort, asumir ciertos riesgos, pero estoy convencido de que vale la pena.  Muchos hacen un gran trabajo manteniendo las cosas funcionando, y es fácil pensar que así será siempre. Cumplen con lo que la empresa espera de ellos, pero sin ese espacio mental para explorar nuevas formas de trabajar, es difícil imaginar que puede haber un futuro mejor y más eficiente para ellos.

¿Las mejores prácticas en Legal Operations se pueden aplicar en todas partes o necesitan adaptarse a cada cultura, como en México? (00:07:12) 

Creo que hay algunas diferencias culturales, pero diría que las bases son las mismas.  Al final, en las grandes áreas, tenemos más en común de lo que pensamos. Seguimos perteneciendo a la tradición jurídica occidental, formamos parte del mismo bloque comercial, compartimos una frontera y muchas industrias. Estados Unidos y México han sido socios comerciales por mucho tiempo.  En términos generales, hay aspectos fundamentales que son universales. Si eres una firma de abogados y quieres saber si tus asuntos son rentables, eso no depende de la cultura. Ahora, en otros temas, como el diseño de un plan de carrera, ahí sí pueden influir ciertos matices culturales.  Por otro lado, el gasto en asesoría externa es algo que creo que todos los departamentos legales, sin importar la jurisdicción, buscan controlar mejor y hacer más predecible. No sé si tienes un dato similar, pero a nivel anecdótico, hace poco hablé con un general counsel que me mencionó que entre el 60% y el 80% del presupuesto de algunos departamentos legales se destina a asesoría externa.  No sé si ese porcentaje se mantiene aquí en México, pero él ha trabajado en distintas industrias y países, y es un tema que definitivamente merece atención.

¿La reducción de costos se convertirá en una prioridad clave para los departamentos legales aquí? (00:09:04) 

Las conversaciones que he tenido están más enfocadas en cómo ser más efectivos para el negocio, en estar mejor alineados y ser más reconocidos y valorados, más que en la necesidad inmediata de reducir costos. Obviamente, reducir costos es una preocupación en la mayoría de las organizaciones, tanto en el sector público como en el privado, pero lo que he visto es que la prioridad está en cómo lograr que todos reconozcan el valor que aporta el departamento legal al negocio.  Uno de los aspectos más interesantes de ser un buen abogado en un departamento corporativo es que tu trabajo consiste en evitar que ocurran problemas. Y demostrar ese valor a través de lo que no sucede es un desafío. Creo que ahí es donde entra en juego la narrativa y la alineación con el negocio, algo que los abogados deben desarrollar con más profundidad. Y esto también nos lleva a la forma en que formamos a los estudiantes de derecho.  

Por supuesto, hay muchas materias técnicas y doctrinarias que son fundamentales porque, ante todo, queremos que sean buenos abogados. Pero para ser un gran abogado en una firma o en el sector empresarial, se necesita más que solo conocimiento legal. Se requieren habilidades blandas, una comprensión básica del negocio en el que trabajan, conocimientos sobre tecnología y gestión de equipos.  Hay muchas áreas como la toma de decisiones basada en datos y la estrategia empresarial que todavía no forman parte del núcleo de la educación jurídica. Espero que con el tiempo se incorporen al currículo, porque así la curva de aprendizaje no sería tan difícil como lo es hoy para la mayoría de los abogados.

¿Qué consejo tienes para los estudiantes de derecho en América Latina? (00:11:16)

Lo que les diría a los estudiantes de Derecho de Latinoamérica es que deberían ser conscientes para ser los mejores abogados posibles. Además de los temas legales, deben ser muy conscientes de la importancia del esfuerzo multidisciplinar para resolver los asuntos adecuadamente. Es esencial aprender habilidades sociales y empresariales para destacar en el ejercicio de la profesión.

Como o mercado jurídico mudou desde a sua época na faculdade de direito? Que diferenças você vê nos estudantes de hoje? (00:02:02)

Bom, a faculdade de direito é muito diferente agora do que quando eu estudei. E acho isso muito empolgante, porque há temas e disciplinas relativamente novas sendo oferecidas aos alunos que não existiam na minha época. Acho que isso também reflete uma tendência em todos os setores da sociedade, com mais complexidade e um maior desenvolvimento tecnológico.  

Os negócios são conduzidos de forma mais rápida, as economias estão mais integradas, e isso se reflete no currículo oferecido aos estudantes. No entanto, particularmente no México, ainda temos algumas lacunas em relação a temas como tecnologia e a integração entre os advogados e os objetivos do negócio de seus clientes.

Quais são os maiores desafios para os departamentos jurídicos ao adotarem Legal Operations? (00:03:06)

Acho que existem desafios em algumas áreas-chave. Um deles é entender que Legal Operations se desenvolveu como uma disciplina própria. Ainda estamos em um momento em que é necessário aumentar a conscientização sobre isso.  Outro desafio é que os advogados não estão acostumados a medir seu próprio desempenho e a trabalhar com dados. Isso dificulta a criação de uma narrativa convincente para justificar investimentos, como pedir recursos para uma nova ferramenta, um novo cargo ou um serviço de consultoria externa para gerenciar determinados processos.  Outro ponto que pode ser um pouco diferente entre os departamentos jurídicos dos Estados Unidos e do México é o tamanho das equipes. De modo geral, os departamentos jurídicos costumam estar sobrecarregados, e alguns podem dizer que até mesmo com equipe insuficiente.  Mas aqui, os departamentos jurídicos tendem a ser ainda menores, então essa sobrecarga de trabalho é provavelmente ainda mais evidente. Um general counsel precisa pensar em muitas coisas ao mesmo tempo—compliance, litígios, gestão de assessoria externa—e ainda acompanhar as estratégias da alta direção. E, além disso, precisa começar a pensar em processos e tecnologia.

Qual é a melhor maneira de introduzir Legal Operations: estabelecendo primeiro ou tornando os advogados mais familiarizados com tecnologia? (00:05:30)

Acho que não se trata de fazer as duas coisas ao mesmo tempo, mas para que um general counsel realmente queira esses papéis dentro do departamento jurídico, ele precisa entender o valor que eles agregam. Um profissional de Legal Operations é um especialista em uma área própria, com conhecimento específico que pode trazer benefícios concretos.  Eles também precisam entender o suficiente para perceber que não conseguirão lidar com tudo sozinhos. Vão precisar do apoio de especialistas em visualização de dados, processamento de informações, experiência do usuário e insights financeiros, até mesmo para a gestão orçamentária.  Acredito que essa seja uma jornada para muitas pessoas, onde é preciso aprender a se sentir confortável com o desconforto. Isso significa sair da zona de conforto e assumir alguns riscos, mas sem dúvida, vale a pena.  Muitos fazem um excelente trabalho mantendo as coisas funcionando, e é fácil acreditar que esse será o estado permanente das coisas. Eles cumprem o papel para o qual foram contratados, mas sem um espaço mental para explorar novas possibilidades, é difícil imaginar que pode haver uma nova e melhor forma de operar.

As melhores práticas em Legal Operations podem ser aplicadas em qualquer lugar ou precisam ser adaptadas a cada cultura, como no México? (00:07:12)

Acho que existem algumas nuances culturais, mas, no geral, as bases são as mesmas.  

No fim das contas, nessas grandes áreas, temos mais em comum do que imaginamos. Ainda pertencemos à tradição jurídica ocidental, fazemos parte do mesmo bloco comercial, compartilhamos uma fronteira e muitos setores da indústria. Os Estados Unidos e o México têm sido parceiros comerciais há muito tempo.  De um modo geral, há aspectos fundamentais que são universais. Se você está em um escritório de advocacia e quer saber se seus casos são rentáveis, isso não tem nada a ver com cultura. Já em outras questões, como o planejamento de carreira, pode ser necessário considerar diferenças culturais.  Agora, em relação aos gastos com assessoria externa, acredito que esse seja um ponto que todo departamento jurídico quer controlar melhor e tornar mais previsível, independentemente da jurisdição. Não sei se há um dado exato sobre isso, mas, a título de referência, conversei recentemente com um general counsel que mencionou que entre 60% e 80% do orçamento de alguns departamentos jurídicos é destinado a assessoria externa.  

Não sei se esse número se aplica exatamente ao México, mas, de qualquer forma, é um ponto que merece atenção.

A redução de custos se tornará uma prioridade para os departamentos jurídicos aqui? (00:09:04)

As conversas que tenho tido estão mais focadas em como os departamentos jurídicos podem ser mais eficazes para o negócio, estarem mais alinhados e serem melhor percebidos e valorizados, em vez de apenas cortar custos imediatamente. Claro, a redução de custos é uma preocupação em muitas organizações, sejam do setor público ou privado, mas o que vejo é uma maior preocupação com a forma de demonstrar o valor que o departamento jurídico agrega ao negócio.  Uma das coisas mais interessantes sobre ser um bom advogado em um departamento corporativo é que seu trabalho consiste em evitar que problemas aconteçam. E demonstrar esse valor através de algo que não aconteceu é um desafio. Acho que isso faz parte da narrativa e do alinhamento com o negócio, algo que os advogados precisam desenvolver.  Isso também nos leva à forma como formamos os estudantes de direito. Hoje, existem muitas disciplinas técnicas e doutrinárias essenciais, porque, antes de tudo, queremos bons advogados. Mas, para ser um grande advogado, seja em um escritório ou no setor empresarial, é necessário mais do que conhecimento jurídico.  

É preciso desenvolver habilidades interpessoais, ter uma compreensão básica do negócio no qual atua, entender mais sobre tecnologia e gestão de pessoas. Há diversas áreas, como a tomada de decisões baseada em dados, que ainda estão fora do núcleo do ensino jurídico. Espero que, com o tempo, esses temas sejam incorporados ao currículo, porque assim a curva de aprendizado não seria tão difícil como é hoje para a maioria dos advogados.

Que conselho você tem para os estudantes de direito na América Latina? (00:11:16)

O que eu diria aos estudantes de Direito na América Latina é que eles devem estar conscientes para serem os melhores advogados que podem ser. Além dos tópicos jurídicos, eles devem estar muito cientes da importância do esforço multidisciplinar para resolver adequadamente os problemas. É essencial aprender habilidades sociais e comerciais para se destacar na prática da profissão.