Bridging Business and Legal Through Strategic KPI Alignment: Cash Butler

Cash Butler, founder of ClariLegal, emphasizes the crucial alignment of KPIs in legal departments with overarching business objectives. He discusses the importance of collaborative efforts between legal and sales departments to enhance business efficiency and growth. Offering insights into the strategic selection of data and KPIs, Butler highlights the necessity of simplicity, transparency, and alignment in achieving organizational success. 

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How do KPIs in legal departments differ from those in law firms, and what impact does this have?  (00:01:07) 

Very good and interesting question because there's not a lot of uniformity. Particularly in the legal world. From the business world, it's important that every single KPI you have aligns with organizational goals. They are not meant to... They certainly have to satisfy departmental goals, but those departmental goals need to satisfy something bigger, the organization itself. We're all in support functions. IT departments, sales departments, legal departments, all of our KPIs, all of our goals and objectives need to align to grow the business, to protect the business. 

When you're thinking about KPIs, think about how and work with your business partners in the various departments you support. Sales probably is the key one for a legal operations department. What does shortening the term time on a contract, on sales contract? What does that mean to the business? Well, it should help close more deals and faster. That's got a positive revenue number to it. That helps the business. 

Alternatively, contracts get stuck in the contract process, and it may be legal, it may be the business. Don't ever want to point fingers because generally, it's a combination of folks. That's not good for the business. Deals walk out the door if you can't execute fast. The people who are in the middle of the stuff get frustrated. So you just want to make sure all of your KPIs satisfy a business, the umbrella organization, but it also satisfy the internal departments that have to deliver to these KPIs. 

And by the way, they also have to be reportable, achievable. You don't just make these things up and then try to figure out how to report about them. You build an infrastructure that you're able to report quickly, easily, effectively, and by the way, in a language that the business understands, the legal department understands, and everyone, all the stakeholders understand. That really helps a lot with transparency. It helps a lot with building the team at the departmental level. 

So there's a lot in that. The alignment of an organization is extraordinarily difficult and extraordinarily important. You don't want standalone silos, those KPIs, the measurements. That is the language. That is the interconnectivity between the departments that everyone knows, everyone understands, and you deliver to those goals based on the information that you're reporting up and sideways. 

What advice can you give for selecting data that connects legal services, business units, and management?   (00:04:35)

So I have an MBA in operations. I'm a nerd. In any operation, there's only three basic functions. The intake, the input function, the transform function, taking that input and transforming it into something usable, and the output function, which is generally a report or maybe a product. If you're manufacturing, the output is some widget, some product, a screwdriver. When you start out, and by the way, that sounds terrifically uncomplicated, and it is. People make things more complicated than they need to be. But if you start off with the basics of input, transform, output. You can have sub-processes, particularly in the transformation stage, that get executed. But at the end of the day, it's all part of a transformation step. 

So we're talking about data. Whenever someone complaints to me about reports, 99.9% of the time, it is within 10 minutes, "You have an input problem", "You have an intake problem", "You have a data problem"... You need to do some hygienic steps. You need to make sure it's coming in clean. And by the way, make sure you're collecting the right data. This is what's going to drive your KPIs. If you're looking at data, you collect data that matters, that aligns with the stuff you are trying to do and need to report. 

So never underestimate the importance of having a clean, operational input, transform, output. That's the stuff that drives the information. What does it mean translated to the business? You might want to compare the turnaround time improvements to number of closed deals, or maybe the shortened sales cycle and how legal pay is part. Well, guess what? We get our sales contracts in, we approve them within 24 hours, we're out the door, and we see a three-week shortening of closing deals. Because we give the customer the information they want, need, safely through contract process, and they appreciate that. They don't want to wait around two months. They want to wait maybe 48 hours. And by the way, it needs to be right. It needs to be correct. So the input is important. 

So back to the input, transform, output. It's not easy, but simplification, standardization, as much as you can, are important factors when you're looking for that data. What's another good one? Outside Counsel Spend. Look at the Outside Counsel spend, figure out what you're spending, what the hourly rates are, all the exceptions are behoove organizations in the law firms to get it ready, to have billing guidelines. Guidelines are not rules. They're guidelines. There are rules that could be part of a guideline. So you just don't throw people off the window based on a guideline. That's a suggestion. It's not even up to a best practice. Now, if it's a rule, you will pay... Computers are very good with rules. And by the way, can report on it. 

So report off the KPI would be the only one I've got it's up in compliance. For the law firm, it's a realization rate thing. For the corporation, it's somewhat realization as well. But it's just having a good, efficient, keeping their law firms happy. You might want to pay them a little more if they were early and get their stuff right. But it's an interesting one. It's one that's necessary. It's a little like herding cats, but it can be done. It takes a lot of work, a lot of collaboration. 

Once again, aligning goals into KPIs that execute the in-house counsel and often. I mean, I know this thing sounds pretty simple. This way, it is. It's just hard to execute. It's hard. It's herding cats. Everyone, humans get involved in a lot of things that maybe they shouldn't. Because you can't cover every edge condition. That's called an exception. And you have an exception to keep. And you handle those exceptions. And you find a good guideline or a good rule If you have 10 exceptions for the same type, we figure out how to standardize it. So that's a good thing to report on, we're going to look inside. And good collaboration between the firm and your organization. KPIs rule of the world. That's how you build and drive business. 

What is the most effective method for bridging the gap between legal and business units?  (00:12:09)

The best way to do that is using the data and collaborating with your business customers. So if you find zero value contracts, or contracts that don't generate revenue, then you got to figure out, is this worthwhile to do? Lots of times, they live a perpetual life based on someone did this 20 years ago. They're no longer relevant, but they just keep doing it because that's what they've always done. If you're a legal department and say, I can give you 80 hours, 80 man hours a week back to your sales team or to your business unit, or better even more, that's a huge win because that's not getting the 1-4% spend. That's getting into the mainstream of business spend.  

Business people notice that and they absolutely will appreciate the legal department and what they've done to help reduce the burden on their team. My friend Marks Smolik says, "We are not a department of 'No'. We're a department of 'Yes', and how can we help you and make you better?" I don't know if that's a KPI, but it's good! 

How do you accomplish that?  (00:13:39)

Leadership, strong leadership, getting the right resources that understand not just the legal stuff, but the business as a whole. It always starts with, we have a thing. It's called AMMPPT, A-M-M-P-P-T. So it's a little bit... CLOC has the people, process, technology. They're missing stuff in there. They're missing stuff. Not that those aren't particularly good components. They are. So AMMPPT stands for Align, Measure, Manage, People, Process, and Technology in support of the business. That's what you need to do. So you'll probably see a website at some point coming pretty soon about AMMPPT.com that helps people do that.  

Because if you can't measure it, you can't manage it. Guess what you're measuring to? KPIs. Guess what you're managing to? KPIs. How well did our department do supporting the business. And there's lots of data analytics. You can get a lot of information from data. Just make sure your data is clean because you can get a lot of bad information from data, too.

What are common pitfalls in developing metrics and KPIs in law departments or firms?  (00:15:05)

Doing it in the vacuum, first and foremost. Not working with the business. One thing, sure. And by the way, that can be hard. Sometimes is 'Oh, God, it's legal calling again. I don't want to talk.' But building those partnerships is very, very, very important, necessary. They're your stakeholders. They're your customers. Go right to the start of the process, the input process. Look at it, understand it. It's not just keeping, getting good data. It's making sure you're asking the right questions, getting the right data, keeping it simple. Simple wins. I'm that kind of guy, if I can't get to something in three actions. I abandon it. I abandon it forever. I never come back. So my developers hate me because I develop software. If we can't get there in two actions, a mouse click, typing in a word. Start over. No good. I want to satisfy my customers. My customers to comply with what we're asking. We need something that is helpful, interesting. And it's also meeting them a little bit on their own terms. So how do these people work? How can we integrate into that workflow to get what it is we need and ultimately they need? 

And then the last one, it's the hardest and the biggest. It's alignment. The data that doesn't satisfy a product or provide a benefit to the business, it's just data. You've got to make it into something helpful. So I don't know if that did properly answer that? 

What guidance would you offer those interested in a legal operations career?  (00:17:08)

It's a good question. I think a good underpinning in the business is wonderful. And not just the business that you are in, but in basic business principles. Taking a couple of classes in finance, taking a couple of classes in operations, taking a couple of classes in marketing, taking it, I don't even know if they have it, marketing sales, learning about this. But much easier to work with people and stakeholders if you've walked a block in their shoes. Remember, we're a support function. We need to learn to speak in their language. I keep hearing in the legal operations circles, they don't understand us. They don't speak our language of law. Guess what? Wonderful if they can. Totally on us. We need to speak the language of business. We're part of a business. Law firms' different. That's what your business is, the legal. That's when the business is legal. 

Just things I would do. I've met some very interesting people as of late—younger people breaking into the operations world. And there's older people, too. There's people that are really striving to understand and execute on a good, not only strategic level, but the tactical level you need to do it through hit your standards over here. And that's nice to see. Now, there could be some training, I think you might have some business cases. Examples are always good. There's a lot of possibilities for organizations like LegalOpsKPIs.com to provide some education. Sometimes it's just a reminder to people who maybe have graduated with an MBA and kind of get into a situation. Sometimes it's hard to see the forest through the trees. 

And then just keep it simple. I mean, maybe I'm a simpleton because I like things simple and easy. I don't want to have to think about how to do something. I want to be able to do it and I want it to have value. Now, that's not to say I don't think. I think all the time. But when you have a lot of things to think about, boy, is it ever nice to have it right smack dab in the wheelhouse. Okay, I know how to answer this question. Boom. Done. That's all. 

Any advice or insights on KPIs, data analytics, and challenges in legal operations?  (00:20:02)

This gap between the business and the legal department needs to be bridged and bridged effectively and efficiently. Legal needs to be the core business and the legal department. Sometimes it's a little siloed. It goes back to KPIs and alignment. Be part of the business. Be part of the business. When you introduce yourself, 'I work for Microsoft. It's not, 'I work in the legal department of Microsoft.' I work for Microsoft. I perform important work in the legal department, managing contracts or whatever it is you do. Doing legal research, managing litigation. 

The other thing for legal ops professionals, I roll up my sleeves and get into litigation. It can be challenging, but there's plenty of people that can help you out on it. eDiscovery should not be scary. Sometimes I walk around some of the legal ops conferences, I don't see any electronic discovery. That can be the biggest part of a budget. You have a nasty case, that could spike that expense from 1 to 4 to 10. And it absolutely belongs as part of legal operations. Who pays the bill? The organization. The organization pays it through the legal department. 

So I'd like to see more inclusion on some of the different functions of the legal operations, in addition to more integration. Sometimes it's a business saying, 'Oh, that's legal. I don't want to... They live in their own place.' It's a two-way street. It's not 'one direction'. I think they used to be a band. I don't know, we can't look for that stuff. I think that's reasonable for us to start. Keep it simple. Input, Transform, Outcome.

Expert Bio

Cash Butler is the CEO of R3 - Legal Operations Consulting (ammppt.com) and the founder of Clarilegal.  Cash has over 25 years of operational experience in the financial services and legal vertical markets. In addition to his extensive experience, Cash is classically trained with an MBA in operations.  He focuses on helping organizations by improving legal department operations. Cash has developed and uses an assessment framework called AMMPPT which stands for “Align, Measure, Manage, People, Process and Technology in support of the business and legal department.”  Key Performance Indicators (KPIs) play a critical role in his organization work that provides assessments, consulting, business process and technology improvement/integration as well as managed services.
 

¿Cómo difieren los KPIs en los departamentos legales de aquellos en los bufetes de abogados y qué impacto tiene esto?  (00:01:07) 

Muy buena e interesante pregunta porque no hay mucha uniformidad. Sobre todo en el mundo jurídico. Del mundo empresarial, es importante que todos y cada uno de los KPI que tenga se alineen con los objetivos de la organización. No están destinados a... Sin duda tienen que satisfacer objetivos departamentales, pero esos objetivos departamentales necesitan para satisfacer algo más grande, la propia organización. Todos estamos en funciones de apoyo. Departamentos informáticos, departamentos de ventas, departamentos jurídicos, todos nuestros KPI, todas nuestras metas y objetivos necesitan alinearse para hacer crecer el negocio, para proteger el negocio. 

Cuando piense en los KPI, piense en cómo y trabaje con su socios comerciales de los distintos departamentos a los que presta apoyo. Las ventas son probablemente la clave para un departamento de operaciones jurídicas. ¿Qué significa acortar el plazo de un contrato de compraventa? ¿Qué significa eso para la empresa? Debería ayudar a cerrar más tratos y más rápido. Tiene una cifra de ingresos positiva. Eso ayuda al negocio. 

Alternativamente, los contratos se atascan en el proceso de contratación, y puede ser legal, puede ser el negocio. No quiero señalar nunca a nadie porque, en general, es una combinación de gente. Eso no es bueno para el negocio. Si no se ejecuta con rapidez, las operaciones salen por la puerta. La gente que está en medio se frustra. Así que sólo quiere asegurarse de que todos sus Los KPI satisfacen a una empresa, la organización paraguas, sino que también satisface las departamentos que tienen que cumplir estos KPI. 

Y, por cierto, también tienen que ser reportables, alcanzables. No te inventas estas cosas y luego intentar averiguar cómo informar sobre ellos. Construye una infraestructura que seas capaz de informar con rapidez, facilidad, eficacia y, de paso, en un lenguaje que la empresa entienda, el departamento jurídico lo entiende, y todos, todos los interesados lo entienden. Eso ayuda mucho a la transparencia. Ayuda mucho a construir el equipo a nivel departamental. 

Así que hay mucho en eso. La alineación de una organización es extraordinariamente difícil y extraordinariamente importante. No quieres silos independientes, esos KPI, las mediciones. Ese es el lenguaje. Esa es la interconectividad entre los departamentos que todo el mundo conoce, que todo el mundo entienda, y tú cumples esos objetivos basándote en en la información que estás reportando hacia arriba y hacia los lados. 

¿Qué consejo puede dar para seleccionar datos que conecten los servicios legales, las unidades de negocio y la gestión?  (00:04:35)

Tengo un MBA en operaciones. Soy un empollón. En cualquier operación, sólo hay tres funciones básicas. La entrada, la función de entrada, la función de transformación, tomar esa información y transformarla en algo utilizable, y la función de salida, que generalmente es un informe o tal vez un producto. Si te dedicas a la fabricación, el resultado es un widget, un producto, un destornillador. Cuando empiezas, y por cierto, suena muy sencillo, y lo es. La gente complica las cosas más de lo necesario. Pero si empiezas con lo básico de entrada, transformación, salida. Puede tener subprocesos, sobre todo en la fase de transformación, que se ejecutan. Pero al fin y al cabo, todo forma parte de un paso de transformación. 

Así que estamos hablando de datos. Siempre que alguien se me queja de informes, el 99,9% de las veces, en menos de 10 minutos, "Tienes un problema de entrada", "Tienes un problema de entrada", "Tienes un problema de datos". Necesitas tomar algunas medidas higiénicas. Tienes que asegurarte de que entra limpio. Y, por cierto, asegúrate de que recopilas los datos correctos. Esto es lo que va a impulsar tus KPI. Si buscas datos, recopila datos que importen, que se ajuste a lo que intentas hacer y necesitas informar. Así que nunca subestimes la importancia de tener una entrada, una transformación y una salida limpias y operativas. Eso es lo que mueve la información. 

¿Qué significa traducido a la empresa? Es posible que desee comparar las mejoras en el tiempo de respuesta con el número de casos cerrados, tratos, o quizá el ciclo de ventas acortado y la forma de pago legal forman parte. Bueno, ¿adivinen qué? Tenemos nuestros contratos de venta, los aprobamos en 24 horas, estamos fuera de la puerta, y vemos un acortamiento de tres semanas en el cierre de acuerdos. Porque damos al cliente la información que desea, necesitan, de forma segura a través de un proceso de contratación, y lo agradecen. No quieren esperar dos meses. Quieren esperar unas 48 horas. Y por cierto, tiene que estar bien. Tiene que ser correcto. Así que la aportación es importante. 

Así que de vuelta a la entrada, transformación, salida. No es fácil, pero la simplificación, la normalización, tanto como se puedan, son factores importantes a la hora de buscar esos datos. ¿Cuál es otra buena? Gasto en asesoramiento externo. Mira el gasto en asesoramiento externo, calcula lo que estás gastando, cuáles son las tarifas por hora, todas las excepciones son behooze organizaciones de los bufetes de abogados para tenerlo listo, para tener directrices de facturación. Las directrices no son reglas. Son directrices. Hay normas que podrían formar parte de una directriz. Así que no se tira a la gente por la ventana basándose en una directriz. Es una sugerencia. Ni siquiera está a la altura de las mejores prácticas. Ahora, si es una regla, pagarás. Los ordenadores son muy buenos con las reglas. Y por cierto, puede informar sobre ello. 

Así que el informe del KPI sería el único que tengo en cumplimiento. Para el bufete, es una cuestión de tasa de realización. Para la empresa, también es algo de realización. Pero es sólo tener una buena, eficiente, mantener a sus bufetes de abogados felices. Puede que quieras pagarles un poco más si llegan pronto y hacen las cosas bien. Pero es interesante. Es necesario. Es un poco como pastorear gatos, pero se puede hacer. Requiere mucho trabajo, mucha colaboración. Una vez más, la alineación de los objetivos en los indicadores clave de rendimiento que ejecutan el abogado interno y, a menudo. Quiero decir, sé que esto suena bastante simple. Así es. Es difícil de ejecutar. Es difícil. Es arrear gatos. Todos, los humanos se involucran en muchas cosas que tal vez no deberían. Porque no se pueden cubrir todas las condiciones de los bordes. Eso se llama excepción. Y tienes una excepción que mantener. Y tú te encargas de esas excepciones. Y encuentras una buena pauta o una buena regla. Si tienes 10 excepciones para el mismo tipo, buscamos la forma de normalizarlo. Así que es una buena cosa para informar, vamos a mirar dentro. Y una buena colaboración entre la empresa y su organización. Los KPI dominan el mundo. Así es como se construye y se impulsa el negocio. 

¿Cuál es el método más efectivo para cerrar la brecha entre las unidades legales y de negocio?   (00:12:09)

La mejor manera de hacerlo es utilizando los datos y colaborar con los clientes de su empresa. Así que si encuentras contratos de valor cero, o contratos que no generan ingresos, entonces tienes que averiguar, ¿merece la pena hacerlo? Muchas veces, viven una vida perpetua basada en que alguien hizo esto hace 20 años. Ya no son relevantes, pero siguen haciéndolo porque es lo que siempre han hecho. Si eres un departamento jurídico y dices, Puedo darte 80 horas, 80 horas de trabajo a la semana para tus ventas. equipo o a su unidad de negocio, o mejor aún, eso es una gran victoria porque eso no es conseguir el gasto del 1-4%. Eso es entrar en la corriente principal del gasto empresarial. La gente de negocios se da cuenta de eso y apreciarán absolutamente la legalidad. departamento y lo que han hecho para ayudar a reducir la carga de su equipo. Mi amigo Marks Smolik dice: "No somos un departamento de 'No'. Somos un departamento de 'Sí', ¿cómo podemos ayudarle y hacerle mejor?". No sé si eso es un KPI, ¡pero es bueno! 

¿Cómo logra eso?  (00:13:39)

Liderazgo, liderazgo fuerte, conseguir los recursos adecuados que entiendan no sólo la parte legal, sino el negocio en su conjunto. Siempre empieza con, tenemos una cosa. Se llama AMMPPT, A-M-M-P-P-T. Así que es un poco CLOC dispone de personal, procesos y tecnología. Les faltan cosas ahí. Les faltan cosas. No es que no sean componentes particularmente buenos. Lo son. Así que AMMPPT son las siglas de Alinear, Medir, Gestionar las personas, los procesos y la tecnología en apoyo de la empresa. Eso es lo que tienes que hacer. Así que probablemente verás un sitio web en algún momento muy pronto sobre AMMPPT.com que ayuda a la gente a hacerlo. Porque si no se puede medir, no se puede gestionar. ¿Adivina a qué estás midiendo? Indicadores clave de rendimiento. ¿Adivina qué estás consiguiendo? Indicadores clave de rendimiento. Qué tal lo ha hecho nuestro departamento apoyando a la empresa. Y hay muchos análisis de datos. Se puede obtener mucha información a partir de los datos. Asegúrate de que tus datos están limpios porque también se puede obtener mucha mala información de los datos. 

¿Cuáles son las trampas comunes en el desarrollo de métricas y KPIs en departamentos o firmas legales?  (00:15:05)

Hacerlo en el vacío, ante todo. No trabajar con la empresa. Una cosa, seguro. Y por cierto, eso puede ser difícil. A veces es "Oh, Dios, es la llamada legal otra vez. No quiero hablar". Pero crear esas asociaciones es muy, muy, muy importante, necesario. Son tus interlocutores. Son sus clientes. Ve directamente al inicio del proceso, el proceso de entrada. Míralo, compréndelo. No se trata sólo de conservar, de obtener buenos datos. Es asegurarte de que estás preguntando lo correcto, obtener los datos correctos, mantener la sencillez. Las victorias sencillas. Yo soy de ese tipo, si no puedo llegar a algo en tres acciones. Lo abandono. Lo abandono para siempre. Nunca vuelvo. 

Así que mis desarrolladores me odian porque desarrollo software. Si no podemos llegar en dos acciones, un clic de ratón, teclear una palabra. Empezar de nuevo. No sirve. Quiero satisfacer a mis clientes. A mis clientes que cumplan lo que les pedimos. Necesitamos algo que sea útil, interesante. Y también es conocerles un poco a su manera. ¿Cómo trabajan estas personas? ¿Cómo podemos integrarnos en ese flujo de trabajo para conseguir lo que necesitamos y, en última instancia, lo que ellos necesitan? 

Y luego la última, es la más difícil y la más grande. Es alineación. Los datos que no satisfagan un producto o proporcione un beneficio para la empresa, son sólo datos. Tienes que convertirlo en algo útil. 

¿Qué orientación ofrecería a aquellos interesados en una carrera de operaciones legales?   (00:17:08)

Es una buena pregunta. Creo que una buena base en el negocio es maravillosa. Y no sólo en el negocio en el que estás, sino en principios empresariales básicos. Tomando un par de clases de finanzas, tomando un par de clases en operaciones, tomando un par de clases en marketing, tomarlo, ni siquiera sé si lo tienen, ventas de marketing, aprender sobre esto. Pero es mucho más fácil trabajar con personas y las partes interesadas si has caminado una manzana en sus zapatos. Recuerda que somos una función de apoyo. Tenemos que aprender a hablar en su idioma. Sigo oyendo en los círculos de operaciones legales que no nos entienden. No hablan nuestro lenguaje jurídico. ¿Adivina qué? Maravilloso si pueden. Totalmente de nuestra cuenta. Tenemos que hablar el lenguaje de los negocios. Somos parte de un negocio. Los bufetes de abogados son diferentes. Eso es lo que es su negocio, lo legal. Es entonces cuando el negocio es legal. 

Sólo cosas que yo haría. Últimamente he conocido a gente muy interesante, gente más joven introduciéndose en el mundo de las operaciones. Y también hay gente mayor. Hay gente que realmente se esfuerza por comprender y ejecutar a un buen nivel, no sólo estratégico, sino también en el nivel táctico que necesitas para hacerlo a través de alcanzar tus estándares aquí. Y eso es agradable de ver. 

Ahora, podría haber algún entrenamiento, creo que podrían tener algunos casos de negocio. Los ejemplos siempre son buenos. Hay muchas posibilidades para que organizaciones como LegalOpsKPIs.com proporcionen algo de educación. A veces es sólo un recordatorio para la gente que tal vez se han graduado con un MBA y tipo de entrar en una situación. A veces es difícil ver el bosque a través de los árboles. 

Y que sea sencillo. Quiero decir, tal vez soy un simplón porque me gustan las cosas simples y fáciles. No quiero tener que pensar en cómo hacer algo. Quiero poder hacerlo y quiero que tenga valor. Eso no quiere decir que no piense. Pienso todo el tiempo. Pero cuando tienes muchas cosas en las que pensar, chico, siempre es agradable tenerlo justo en la timonera. Vale, ya sé cómo responder a esta pregunta. Boom. Hecho. Eso es todo. 

¿Algún consejo o perspectiva sobre KPIs, análisis de datos y desafíos en operaciones legales?  (00:20:02)

Esta brecha entre la empresa y el departamento jurídico tiene que tender puentes y hacerlo con eficacia y eficiencia. El departamento jurídico debe ser el núcleo de la empresa. A veces está un poco aislado. Vuelve a los KPI y a la alineación. Forme parte del negocio. Forme parte del negocio. Cuando te presentas: "Trabajo para Microsoft". No es: "Trabajo en el departamento jurídico de Microsoft". Trabajo para Microsoft. Realizo importantes trabajos en el departamento jurídico, gestionando contratos o lo que sea que hagas. Investigación jurídica, gestión de litigios. 

La otra cosa para las operaciones legales profesionales, me arremango y me pongo a litigar. Puede ser un reto, pero hay mucha gente que puede ayudarte en ello. El eDiscovery no debe dar miedo. A veces me paseo por algunas de las conferencias de operaciones, no veo ningún descubrimiento electrónico. Esa puede ser la mayor parte de un presupuesto. Si tienes un caso grave, ese gasto podría aumentar de 1 a 4 hasta 10. Y debe formar parte de las operaciones legales. ¿Quién paga la factura? La organización. La organización lo paga a través del departamento jurídico. 

Así que me gustaría ver más inclusión en algunas de las diferentes funciones de las operaciones jurídicas, además de una mayor integración. A veces es una empresa la que dice: "Oh, eso es legal. No quiero... Viven en su propia casa". Es una calle de doble sentido. No es "una dirección (One Direction)". Creo que solían ser una banda. No sé, no podemos buscar esas cosas. Creo que es razonable que empecemos así. Hazlo sencillo. Entrada, Transformación, Resultado. 

Biografía del Experto

Cash Butler es el CEO de R3 - Consultoría de Operaciones Legales (ammppt.com) y fundador de Clarilegal. Cash cuenta con más de 25 años de experiencia operativa en los mercados verticales de servicios financieros y legales. Además de su amplia experiencia, Cash tiene formación clásica con un MBA en operaciones. Se enfoca en ayudar a las organizaciones mejorando las operaciones de los departamentos legales. Cash ha desarrollado y utiliza un marco de evaluación llamado AMMPPT, que significa "Alinear, Medir, Gestionar, Personas, Proceso y Tecnología en apoyo del negocio y del departamento legal." Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) juegan un papel crítico en su trabajo organizacional que proporciona evaluaciones, consultoría, mejora/integración de procesos de negocio y tecnología, así como servicios gestionados.

Como os KPIs em departamentos jurídicos diferem daqueles em escritórios de advocacia, e qual impacto isso tem?  (00:01:07) 

Pergunta muito boa e interessante, pois não há muita uniformidade. Principalmente no mundo jurídico. Do mundo dos negócios, é importante que cada KPI que você tenha esteja alinhado com as metas organizacionais. Eles não se destinam a... Eles certamente precisam satisfazer metas departamentais, mas essas metas departamentais precisam satisfazer algo maior, a própria organização. Estamos todos em funções de suporte. Departamentos de TI, departamentos de vendas, departamentos jurídicos, todos os nossos KPIs, todas as nossas metas e objetivos precisam se alinhar para fazer a empresa crescer, para protegê-la. 

Quando estiver pensando em KPIs, pense em como, e trabalhe com seus parceiros de negócios nos vários departamentos aos quais você dá suporte. Provavelmente, a área de vendas é a principal para um departamento de operações jurídicas. O que significa reduzir o prazo em um contrato, em um contrato de vendas? O que isso significa para a empresa? Bem, isso deve ajudar a fechar mais negócios e com mais rapidez. Isso tem um número de receita positivo. Isso ajuda os negócios. 

Como alternativa, os contratos ficam presos no processo de contrato, e isso pode ser legal, pode ser o negócio. Nunca quero apontar culpados porque, em geral, é uma combinação de pessoas. Isso não é bom para os negócios. Os negócios são descartados se você não conseguir executá-los rapidamente. As pessoas que estão no meio das coisas ficam frustradas. Portanto, você só quer ter certeza de que todos os seus KPIs satisfazem uma empresa, a organização-mãe, mas também satisfaz os departamentos que precisam fornecer esses KPIs. 

E, a propósito, eles também precisam ser reportáveis e alcançáveis. Não é possível inventar essas coisas e, em seguida, tentar descobrir como fazer um relatório sobre elas. Você constrói uma infraestrutura que você possa fazer relatórios de forma rápida, fácil e eficaz, em uma linguagem que a empresa entenda, o departamento jurídico entende, todas as partes interessadas entendem. Isso realmente ajuda muito na transparência. Isso ajuda muito a formar a equipe no nível departamental. 

Portanto, há muito nisso. O alinhamento de uma organização é extraordinariamente difícil e extraordinariamente importante. Você não quer silos autônomos, esses KPIs, as medições. Esse é o idioma. Essa é a interconectividade entre os departamentos que todos conhecem, todos entendem, e você cumpre essas metas com base nas informações que você está relatando para cima e para os lados. 

Qual é o método mais eficaz para fechar a lacuna entre unidades jurídicas e de negócios?  (00:04:35)

Tenho um MBA em operações. Sou um nerd. Em qualquer operação, há apenas três funções básicas. A entrada, a função de entrada, a função de transformação, pegar essa entrada e transformá-la em algo utilizável, e a função de saída, que geralmente é um relatório ou talvez um produto. Se você estiver fabricando, o resultado será algum widget, algum produto, uma chave de fenda. Quando você começa, e a propósito, isso parece extremamente simples, e é mesmo. As pessoas tornam as coisas mais complicadas do que precisam ser. Mas se você começar com os princípios básicos de entrada, transformação, e saída. Você pode ter subprocessos, especialmente no estágio de transformação, que são executados. Mas, no final das contas, tudo isso faz parte de uma etapa de transformação. 

Portanto, estamos falando de dados. Sempre que alguém reclama comigo sobre relatórios, 99,9% das vezes, em até 10 minutos, "Você tem um problema de entrada", "Você tem um problema de admissão", "Você tem um problema de dados". Você precisa tomar algumas medidas higiênicas. Você precisa ter certeza de que ele está chegando limpo. E, a propósito, certifique-se de que está coletando os dados corretos. É isso que vai impulsionar seus KPIs. Se estiver analisando dados, colete dados que sejam importantes, que se alinhe com o que você está tentando fazer e precisa relatar. Portanto, nunca subestime a importância de ter uma entrada, uma transformação, e uma saída limpas e operacionais. Esse é o material que impulsiona as informações. 

O que isso significa em termos de negócios? Talvez você queira comparar as melhorias no tempo de resposta com o número de contratos fechados, negócios, ou talvez o ciclo de vendas reduzido e a forma de pagamento legal façam parte. Bem, adivinhe só? Recebemos nossos contratos de vendas, se os aprovarmos em 24 horas, estaremos prontos, e observamos uma redução de três semanas no fechamento de negócios. Porque fornecemos ao cliente as informações que ele deseja, precisam, com segurança, por meio do processo de contrato, e eles apreciam isso. Eles não querem esperar por dois meses. Eles querem esperar talvez por 48 horas. E, a propósito, precisa estar certo. Isso precisa estar correto. Portanto, a entrada é importante. 

Portanto, voltemos à entrada, transformação, e saída. Não é fácil, mas a simplificação e a padronização, quanto mais você puder, são fatores importantes quando se está procurando esses dados. 

Qual é a outra boa opção? Gastos com advogados externos. Observe os gastos com advogados externos e descubra o que você está gastando, quais são as taxas horárias, todas as exceções convêm às organizações nos escritórios de advocacia para prepará-lo, para ter diretrizes de faturamento. Diretrizes não são regras. São diretrizes. Há regras que podem fazer parte de uma diretriz. Portanto, não se deve jogar as pessoas para fora da janela com base em uma diretriz. Essa é uma sugestão. Não é nem mesmo uma prática recomendada. Agora, se for uma regra, você pagará... Os computadores são muito bons com regras. E, a propósito, pode reportar sobre isso. 

Portanto, o relatório do KPI seria o único que eu tenho que está em conformidade. Para o escritório de advocacia, é uma questão de taxa de realização. Para a corporação, também é uma realização. Mas trata-se apenas de ter um bom e eficiente escritório de advocacia, mantendo-o satisfeito. Talvez você queira pagar um pouco mais a eles se eles se anteciparem e fizerem seu trabalho direito. Mas é interessante. É necessário. É um pouco como pastorear gatos, mas pode ser feito. É preciso muito trabalho e muita colaboração. Mais uma vez, o alinhamento de metas em KPIs que executam o conselho interno e frequentemente. Quero dizer, sei que isso parece muito simples. Dessa forma, é. É apenas difícil de executar. É difícil. É como past orear gatos. Todos os seres humanos se envolvem em muitas coisas que talvez não devessem. Porque não é possível cobrir todas as condições de contorno. Isso é chamado de exceção. E você tem uma exceção a manter. E você lida com essas exceções. E você encontra uma boa diretriz ou uma boa regra. Se você tiver 10 exceções para o mesmo tipo, descobriremos como padronizá-las. Portanto, é uma boa coisa para reportar, vamos dar uma olhada no interior. E uma boa colaboração entre a empresa e sua organização. Os KPIs dominam o mundo. É assim que você constrói e impulsiona os negócios. 

Qual é o método mais eficaz para fechar a lacuna entre unidades jurídicas e de negócios?  (00:12:09)

A melhor maneira de fazer isso é usar os dados e colaborar com os clientes do seu negócio. Portanto, se você encontrar contratos de valor zero, ou contratos que não geram receita, então você precisa descobrir se vale a pena fazer isso. Muitas vezes, eles vivem uma vida perpétua com base no fato de que alguém fez isso há 20 anos. Eles não são mais relevantes, mas eles continuam fazendo isso porque é o que sempre fizeram. Se você for um departamento jurídico e disser, Posso lhe dar 80 horas, 80 horas de trabalho por semana de volta para suas vendas equipe ou à sua unidade de negócios, ou melhor, até mais, isso é uma grande vitória, pois não está recebendo o gasto de 1-4%. Isso está entrando na corrente principal das despesas comerciais. 

As pessoas de negócios percebem isso e certamente apreciarão a assistência jurídica e o que eles fizeram para ajudar a reduzir a carga sobre a equipe. Meu amigo Marks Smolik diz: "Não somos um departamento de 'Não'. Somos um departamento de 'Sim', e como podemos ajudá-lo e torná-lo melhor?" Não sei se isso é um KPI, mas é bom! 

Como você alcança isso? (00:13:39)

Liderança, liderança forte, obtenção dos recursos certos que entendam não apenas os aspectos legais, mas o negócio como um todo. Sempre começa com, nós temos uma coisa. Chama-se AMMPPT, A-M-M-P-P-T. É um pouco A CLOC tem o "pessoas, processo e a tecnologia." Estão faltando coisas lá dentro. Eles estão perdendo coisas. Não que esses componentes não sejam particularmente bons. Eles são. Portanto, AMMPPT significa Align (Alinhar), Measure (Medir), Manage (Gerenciar), People (Pessoas), Process (Processos) e Technology (tecnologia) em apoio aos negócios. É isso que você precisa fazer. Portanto, você provavelmente verá um site em breve sobre o AMMPPT.com que ajuda as pessoas a fazer isso.  

Porque se você não pode medir, não pode gerenciar. Adivinhe o que você está medindo? KPIs. Adivinhe o que você está administrando? KPIs. Qual foi o desempenho de nosso departamento no suporte aos negócios? E há muitas análises de dados. Você pode obter muitas informações a partir dos dados. Apenas certifique-se de que seus dados estejam limpos, pois você também pode obter muitas informações ruins dos dados. 

Quais são as armadilhas comuns no desenvolvimento de métricas e KPIs em departamentos jurídicos ou escritórios de advocacia?  (00:15:05)

Fazer isso no vácuo, antes de mais nada. Não trabalhar com a empresa. Uma coisa, com certeza. E, a propósito, isso pode ser difícil. Às vezes, é "Oh, Deus, é o jurídico ligando novamente. Não quero conversar." Mas criar essas parcerias é muito, muito, muito importante e necessário. Eles são suas partes interessadas. Eles são seus clientes. Vá direto para o início do processo, o processo de entrada. Olhe, entenda-o. Não se trata apenas de manter e obter bons dados. É ter certeza de que você está fazendo as perguntas certas, obter os dados corretos e manter a simplicidade. O simples vence. 

Sou esse tipo de pessoa, se eu não conseguir chegar a algo em três ações. Eu a abandono. Eu a abandono para sempre. Eu nunca mais volto. Portanto, meus desenvolvedores me odeiam porque desenvolvo software. Se não conseguirmos chegar lá em duas ações, um clique do mouse e a digitação de uma palavra. Comece de novo. Não está bom. Quero satisfazer meus clientes. Meus clientes devem atender ao que estamos pedindo. Precisamos de algo que seja útil e interessante. 

E também é conhecê-los um pouco em seus próprios termos. Então, como essas pessoas trabalham? Como podemos nos integrar a esse fluxo de trabalho para obter o que precisamos e, em última análise, o que eles precisam? 

E por último, o mais difícil e maior. É o alinhamento. Os dados que não satisfaçam um produto ou forneçam um benefício para a empresa, são apenas dados. Você precisa transformá-los em algo útil. 

Portanto, não sei se isso respondeu adequadamente à pergunta. 

Que orientação você ofereceria àqueles interessados em uma carreira de operações jurídicas?  (00:17:08)

Essa é uma boa pergunta. Acho que uma boa base no negócio é algo maravilhoso. E não apenas no negócio em que você está, mas nos princípios básicos de negócios. Estou fazendo algumas aulas de finanças, fazer algumas aulas de operações, fazer algumas aulas de marketing, fazer, eu nem sei se eles têm, marketing de vendas, aprender sobre isso. Mas é muito mais fácil trabalhar com pessoas e partes interessadas se você já andou um quarteirão no lugar deles. Lembre-se, somos uma função de suporte. Precisamos aprender a falar no idioma deles. Sempre ouço nos círculos de operações jurídicas que eles não nos entendem. Eles não falam nossa linguagem jurídica. Adivinhe? É maravilhoso se eles puderem. Mas é totalmente por nossa conta. Precisamos falar a linguagem dos negócios. Fazemos parte de um negócio. Os escritórios de advocacia são diferentes. É isso que seu negócio é, o jurídico. Isso é quando o negócio é jurídico. 

Apenas coisas que eu faria. Conheci algumas pessoas muito interessantes ultimamente - pessoas mais jovens entrando no mundo das operações. E também há pessoas mais velhas. Há pessoas que estão realmente se esforçando para entender e executar em um nível bom, não apenas estratégico, mas o nível tático que você precisa para fazer isso atinge seus padrões aqui. E é bom ver isso. 

Agora, pode haver algum treinamento, Acho que você pode ter alguns casos de negócios. Exemplos são sempre bons. Há muitas possibilidades para que organizações como a LegalOpsKPIs.com forneçam alguma instrução. Às vezes, é apenas um lembrete para as pessoas que talvez tenham se formado com um MBA e que se encontrem em uma situação. Às vezes é difícil ver a floresta através das árvores. 

E, então, mantenha a simplicidade. Quero dizer, talvez eu seja simplório porque gosto de coisas simples e fáceis. Não quero ter que pensar em como fazer algo. Quero ser capaz de fazer isso e quero que tenha valor. Isso não quer dizer que eu não pense. Eu penso o tempo todo. Mas quando você tem muitas coisas para pensar, é muito bom tê-lo bem perto da casa do leme. Ok, eu sei como responder a essa pergunta. Bum. Feito. Isso é tudo. 

Algum conselho ou insight sobre KPIs, análise de dados e desafios em operações jurídicas?  (00:20:02)

Essa lacuna entre a empresa e o departamento jurídico precisa ser conectada e conectada de forma eficaz e eficiente. O jurídico precisa ser o negócio principal e o departamento jurídico. Às vezes, é um pouco isolado. Isso remete aos KPIs e ao alinhamento. Faça parte do negócio. Faça parte do negócio. Quando você se apresenta, "Eu trabalho para a Microsoft". Não é: "Eu trabalho no departamento jurídico da Microsoft". Eu trabalho para a Microsoft. Eu realizo um trabalho importante no departamento jurídico, gerenciando contratos ou o que quer que você faça. Realização de pesquisas jurídicas, gerenciamento de litígios. 

A outra coisa para operações legais profissionais, arregaço as mangas e entro em um processo judicial. Isso pode ser desafiador, mas há muitas pessoas que podem ajudá-lo nisso. O eDiscovery não deve ser assustador. Às vezes, dou uma volta em algumas conferências de legal ops, não vejo nenhuma descoberta eletrônica. Essa pode ser a maior parte de um orçamento. Se você tiver um caso grave, isso pode aumentar essa despesa de 1 para 4 e para 10. E isso faz parte das operações legais. Quem paga a conta? A organização. A organização paga por meio do departamento jurídico. 

Portanto, eu gostaria de ver mais inclusão em algumas das diferentes funções das operações jurídicas, além de maior integração. Às vezes, é uma empresa que diz: "Ah, isso é o jurídico. Eu não quero... Eles vivem em sua própria casa". É uma via de mão dupla. Não se trata de uma direção (One Direction). Acho que eles costumavam ser uma banda. Não sei, não podemos procurar por essas coisas. 

Acho que isso é razoável para começarmos. Mantenha a simplicidade. Entrada, transformação e resultado. 

Biografia do Expert

Cash Butler é o CEO da R3 - Consultoria de Operações Jurídicas (ammppt.com) e fundador da Clarilegal. Cash tem mais de 25 anos de experiência operacional nos mercados de serviços financeiros e jurídicos. Além de sua vasta experiência, Cash é classicamente treinado com um MBA em operações. Ele se concentra em ajudar as organizações a melhorar as operações do departamento jurídico. Cash desenvolveu e usa uma estrutura de avaliação chamada AMMPPT, que significa “Alinhar, Medir, Gerenciar, Pessoas, Processo e Tecnologia em apoio ao negócio e ao departamento jurídico”. Os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) desempenham um papel crítico no trabalho de sua organização que fornece avaliações, consultoria, melhoria/integração de processos e tecnologia, bem como serviços gerenciados.